Integriteit had geen prioriteit bij NS

In het voorjaar van 2015 stuitte NS op onregelmatigheden bij dochteronderneming Qbuzz die namens Abellio meedeed aan de aanbesteding van het Limburgse ov. NS sprak toen met minister Dijsselbloem af de interne procedures bij het moederconcern en de dochternemingen te laten doorlichten. Die klus is inmiddels geklaard door Alvarez & Marsal (A&M), waarvan het rapport door de minister naar de Kamer is gestuurd.

De interne organisatie van NS in op het moment onvoldoende op orde om het risico op onregelmatigheden en niet-integer gedrag van NS’ers te voorkomen, volgens A&M. Er zijn geen eenduidige regels en het ontbreekt aan KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) op het gebied van integriteit.

Deugdelijk bestuur
NS moet tal van verbeteringen doorvoeren op gebied van governance, risk management en compliance. Governance is de deugdelijkheid van het bestuur, risk management het beheersen van risico’s, en compliance het naleven van wet- en regelgeving en interne regels. Met de analyse van A&M is NS het eens. De raad van bestuur gaat de aanbevelingen van A&M op alle onderdelen ‘ruimhartig’ uitvoeren.

A&M heeft 2400 documenten beoordeeld, 160 gesprekken gevoerd met NS’ers en 4.100 medewerkers een vragenlijst toegestuurd, die door 1.350 NS’ers werd ingevuld. Zorgwekkend vindt het bureau dat ongeveer een kwart van de NS-medewerkers in Nederland en het Verenigd Koninkrijk meent dat hoe hoger de functie hoe minder de persoon in kwestie zich aan (gedrags)regels houdt. Bovendien worden overtredingen niet altijd op dezelfde wijze bestraft, meent 30 procent.

Ondanks de veelheid aan regels, richtlijnen en protocollen, is het voor medewerkers niet duidelijk wat wel en niet mag. Binnen de organisatie bestaan veel rollen met een gedeelde verantwoordelijkheid, waardoor NS’ers het lastig vinden om verantwoordelijkheid te nemen. Volgens de geënquêteerde medewerkers moeten ze zelf maar bepalen of ze samenwerken of niet.

Vakmanschap
Binnen NS wordt van hoog tot laag gesproken over ‘mogen en moeten’ regels. Duidelijk moet worden van welke regels niet mag worden afgeweken. Bijvoorbeeld op het gebied van vertrouwelijke informatie, fraude, alcohol en drugs. NS’ers spreken nogal eens over ‘vakmanschap’, waarmee ze bedoelen dat naar eigen inzicht moeten kunnen handelen.

A&M beveelt aan om één cultuur en een consistente boodschap uit te dragen. Daarnaast moet de helderheid van regels sterk worden verbeterd. Te veel regels zijn verouderd of overbodig en er is te weinig uitleg over de juiste handelwijze in bepaalde situaties. NS gaat nu meer aandacht geven aan training en het stimuleren van voorbeeldgedrag.

Aanbestedingen
Aanvullende procedures moeten helpen voorkomen dat bij aanbestedingen onrechtmatig data wordt gedeeld tussen het biedingsteam en bedrijfsonderdelen. Dit speelt vooral bij biedingen op concessies die al in bezit zijn van NS, Abellio en Qbuzz. Bij elk nieuw bod zouden medewerkers in het biedingsteam en in de bedrijfseenheden moeten worden herinnerd aan de procedures.

Uit de enquête van A&M blijkt dat de meeste NS-medewerkers betrokken zijn en vertrouwen hebben in hun collega’s. Er is sprake van een open werkcultuur. Opvallend is wel dat bij dochter Qbuzz 162 van de 202 medewerkers zich niet vrij voelen om collega’s aan te spreken op niet-integer gedrag.

Risk-managementplan
Hoewel NS al in 2012 startte met het ontwikkelen van een risk-managementplan, moet de eerste stap nog worden afgerond. Volgens A&M zijn er weinig tastbare resultaten. Om de ambities te halen moet NS het project versnellen en doorpakken.

De functie Ethics & Compliance die NS eind 2002 heeft opgezet blijkt slechts een neventaak van de riskmanager of de juridisch medewerker. Aan compliance mochten de medewerkers maar 10 procent van hun tijd besteden. Voor het hele concern omvatte de functie 2,6 fte. Door andere prioriteiten komen compliance officers bovendien nauwelijks aan hun taak toe.

Gedragscode
Onder NS-personeel is vrijwel onbekend wie zich beroepshalve met integer gedrag bezighoudt. In Nederland kent slechts 18 procent de compliance officer en 34 procent de vertrouwenspersoon. Bij Abellio in het buitenland is dit respectievelijk 33 en 28 procent. Verder zijn medewerkers weinig bekend met regels om integriteitsrisico’s te beheersen. Bij NS’ers in Nederland is de Gedragscode bekend bij 56 procent, buiten Nederland bij 51 procent.

De bekendheid met overige regels is nog beperkter. In Nederland is 16 procent van de medewerkers bekend met de klokkenluidersregeling, 10 procent met Beleid omkoping en corruptie, 12 procent met het privacybeleid en 12 procent met het Gifts & hospitality register. In het buitenland is de bekendheid met deze regels respectievelijk: 37, 38, 36 en 32 procent.

Verder is er bij NS onvoldoende bewustzijn ten aanzien van privacyvraagstukken met het risico dat medewerkers die vraagstukken niet herkennen. Maar NS moet wel verantwoording kunnen afleggen over de keuzes die zijn gemaakt in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Meldpunt
Dit voorjaar richt NS een toegankelijk meldpunt in waar medewerkers melding kunnen maken van integriteitskwesties en mogelijke misstanden. NS ziet toe op opvolging bij overtredingen.

Minister Dijsselbloem constateert op basis van het verbeterplan van NS dat de onderneming de conclusies van A&M ‘zeer serieus’ neemt en de aanbevelingen ‘voortvarend doorvoert’. Zo heeft NS ‘integriteit’ al opgenomen in de maandelijkse managementrapportages en is de screening bij het aannemen van medewerkers en het inhuren van derden verscherpt.

Cultuurprogramma
Om de integriteit in het hele bedrijf op de lange termijn te versterken start NS dit jaar een breed cultuurprogramma. De uitvoering van het programma duurt tenminste twee jaar.

De raad van commissarissen van NS brengt minister Dijsselbloem tweemaal per jaar verslag uit. De minister wil als enig aandeelhouder de voortgang blijven monitoren ‘totdat bij NS het functioneren van de interne procedures, risicobeheersing, compliance en interne controle bij alle groepsonderdelen en werkmaatschappijen in binnen- en buitenland op orde zijn’.

NS loopt op het vlak van integriteit meer risico’s dan van een staatsbedrijf mag worden verwacht, constateert NS zelf. Op 1 februari krijgt de raad van bestuur versterking van Susi Zijderveld, die dan start als chief governance, risk en compliance officer. Zij wordt verantwoordelijk voor het verbeterplan.

De ambitie van NS is zich in de komende jaren te ontwikkelen tot een bedrijf dat ruimhartig voldoet aan de standaarden die passen bij de maatschappelijke rol. “Maar wij zijn ook realistisch”, meldt de vervoerder in het slotwoord. “Het gaat veel inspanning en tijd kosten om die ambitie te bereiken.”