Digitalisering contractbeheer: luxe of noodzaak?

Overheden stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van ov-concessies. De keerzijde is echter dat het voor hen steeds lastiger wordt deze complexe concessies goed te beheren. Volgens Reinier Verkaik, senior concessiebeheerder in het team OV en Ketenreis van de provincie Noord-Holland, lukt dat eigenlijk alleen nog maar goed door het contractbeheer te digitaliseren.

Dit interview werd ingegeven door een kennissessie van het CROW kort voor de coronacrisis. In de tussentijd is Reiniers rol overgenomen door Lody Warmerdam, die het hieronder beschreven beleid voortzet: "De coronacrisis leidde tot enorme contractwijzigingen in een korte tijd. Dat maakte duidelijker dan ooit hoe belangrijk het is om afspraken op een transparante manier digitaal vast te leggen."

Als professional ben jij afkomstig uit de infra-wereld. Wat viel je het meeste op na je overstap naar de ov-concessiewereld?

“Hiervoor was ik project- en omgevingsmanager voor meerdere civiele, infra- en buitenruimteprojecten. Het is daar heel gebruikelijk dat alle contracten die in de markt gezet worden, functioneel gespecificeerd én volledig gedigitaliseerd zijn. Ook het contact tussen aannemer en opdrachtgever verloopt standaard via digitale portals. Ik was dus eigenlijk best verrast dat dat in de ov-concessiewereld nog veel minder vanzelfsprekend is, in ieder geval hier in de provincie Noord-Holland.

Er liepen hier drie busconcessies – Gooi- en Vechtstreek, Haarlem en Noord-Holland Noord – en géén van die drie werd digitaal beheerd. Uiteraard hadden we allerlei Office-producten tot onze beschikking om ons dagelijks werk te doen, maar er was niet één specifiek beheerprogramma waarmee we als team werkten. Wat daarnaast opviel is de lange looptijd van de contracten én de enorme hoeveelheid producten en contractstukken die je met elkaar te beheren hebt. Eén concessiebesluit bij ons bevat echt stapels bijlagen. Als je als concessiehouder daarop daadwerkelijk wilt handhaven, moet je dus ook echt weten wat daar allemaal in staat. Ik stond wel te kijken van bepaalde collega’s die dat allemaal konden onthouden.”

Hoe werken jullie op dit moment en wat is jouw rol in het geheel?

“Zoals gezegd beheren we drie concessies en we werken met een klein team, waarbij elke concessie één vaste concessiebeheerder heeft. Als senior concessiebeheerder pak ik de meer algemene thema’s op. Daarnaast hebben nog een aantal ondersteunende collega's.”

Je gaf aan dat geen van de concessies volledig digitaal beheerd werd. Was dat voor jouw gevoel nadelig voor de kwaliteit van je werk?

“Laat ik vooropstellen dat ik denk dat wij gewoon goed samenwerkten met de vervoerders. Iedereen deed zijn best zijn zaken op orde te hebben en daarover maakten we ook afspraken. Maar ik merkte wel dat ik vaak de behoefte had om te kunnen teruggrijpen op afspraken die in het verleden waren gemaakt. Daarbij kwam dat het mij - als eindverantwoordelijke voor de eindafrekening na afloop van een subsidiejaar - best veel moeite kostte ervoor te zorgen dat alle documentatie van alle drie de concessies zodanig beschikbaar was, dat een accountant er óók blij van werd. Ook het leggen van de relatie tussen het financiële afrekenproces en alle inhoudelijke afspraken die je gaande het jaar met elkaar maakt, was een behoorlijk bewerkelijk proces. En tot slot wilde ik een aantal jaarlijks terugkerende processen graag veel meer standaardiseren – juist vanwege het feit dat ze elk jaar terugkeren.

Standaardisatie betekent minder werk en duidelijkheid voor iedereen wat hij of zij moet leveren. Dat zijn allemaal zaken die bij digitaal contractbeheer vrij eenvoudig te realiseren zijn en die zonder digitale ondersteuning domweg veel meer tijd en energie vragen.”

Op welk moment zagen jullie in dat een gedigitaliseerde manier van concessiebeheer zou kunnen bijdragen aan het realiseren van de ambities en doelstellingen van de provincie Noord-Holland op het gebied van ov?

“Het werd eigenlijk heel duidelijk toen we bezig waren met de voorbereiding van de aanbesteding voor Gooi- en Vechtstreek. Dat is een vrij kleine concessie die we moesten aanbesteden op een moment dat de aanbestedingskalender al overvol was. We wilden toch goed in de markt komen, dus het idee was: laten we het niet te ingewikkeld maken, geen pakken papier vragen van inschrijvende partijen en meer functioneel uitvragen, dus meer op de doelen die we hebben.

Gelijktijdig hadden we ook de wens om een aantal werkprocessen te verbeteren en de rollen beter te verdelen - wie besluit waarover, wanneer leg je het bij de ene collega en wanneer bij de andere? Hoe voorkomen we dat de account aan het eind van het jaar allemaal vragen stelt over hoe dingen precies zijn gegaan en geregeld? Dat wilden we makkelijker maken met elkaar. Als je die beide doelen tegelijkertijd wilt realiseren, dan ligt het digitaliseren van het concessiebeheer voor de hand.”

Wat was jullie volgende stap, toen jullie dit eenmaal wisten?

“We zijn bij het opstellen van het plan van aanpak en het Programma van Eisen éérst gaan nadenken over welke onderwerpen we moesten meenemen in de uitvraag en in het bestek, om direct de slag naar digitalisering te kunnen maken. Dat leidde onder meer tot het inzicht dat we onze bestekteksten moesten wijzigen. Uiteindelijk hebben we alle eisen uitgevraagd in een bepaald Excel-format, zodat wij vanuit Excel direct alles konden overzetten naar een eventueel nieuw digitaal systeem.

Parallel daaraan gingen we sessies organiseren in onze eigen organisatie om met elkaar naar onze processen te kijken. Ofwel: hoe loopt ons besluitvormingsproces, bijvoorbeeld bij een eindafrekening? Wie zijn er betrokken? Welke stappen worden genomen, welke verantwoordelijkheid ligt bij wie? Welke informatie heeft die persoon dan nodig? Dat zijn we vervolgens gaan uitlijnen met twee externe partijen die actief zijn in digitaal contractbeheer – iets dat ook wel weer een leerproces was, omdat we erachter kwamen dat sommige processen helemaal niet scherp waren ingeregeld, of misschien efficiënter geregeld konden. Uiteindelijk resulteerde dat in de aanschaf van een digitale beheertool die hier specifiek voor is ontworpen, MyContractManager.”

Een stap waar je tevreden op terugkijkt?

“Ik zie het als een grote stap voorwaarts – alleen al omdat je in de aanloop naar de aanschaf van zo’n tool toe veel processen beoordeelt en aanscherpt. Je wordt gedwongen beter na te denken over wat je nou eigenlijk uitvraagt, hoe je dat gerapporteerd wilt hebben, wat je belangrijk vindt en hoe je dat terug wilt zien. Wel is het zo dat digitaal werken met elkaar meer discipline van eenieder vereist. Het is namelijk kristalhelder welke verantwoordelijkheid je hebt in een proces en je wordt door het systeem geattendeerd op de dingen die je moet doen. Vooruitschuiven of afschuiven gaat niet meer.”

* Wilt u meer weten over digitaal contractbeheer? Bekijk de CROW-sessie over dit thema terug op YouTube.