‘Onze gemaakte fouten willen we herstellen’

Janssen had zich zijn eerste jaar als CEO wel wat anders voorgesteld, erkent hij terwijl in een vrijwel uitgestorven hoofdkantoor in Deventer plaatsneemt achter zijn bureau – dankzij corona werken de meeste mensen thuis. Op 1 juli 2019 volgde hij Cees Anker op, maar tijd voor een jubileumfeestje is er nu niet. “Laten we eerst die uitspraak dinsdag maar afwachten”, begint hij.

Sinds de affaire aan het licht kwam, is er al veel gezegd en geschreven over de zaak. Janssen zag het aan, ergerde zich aan de soms tendentieuze berichtgeving en politieke stemmingmakerij en hield zich stil. Hij wilde eerst intern onderzoek afronden, waarbij ook met leveranciers BYD en Ginaf werd gesproken. Dat onderzoek is nu voltooid.

Side letters

Het balletje kwam aan het rollen toen tijdens de implementatie het contract met Ginaf over de buurtbussen te lang op zich liet wachten.  “Omdat ze niet over de brug kwamen, liet ik uitzoeken wat onze juridische positie was. Onze bedrijfsjurist vond in het dossier dat het contract niet was ondertekend, maar ook een verklaring waarin een afspraak was gemaakt over vrijwaring van levering. Die verklaring was wel ondertekend. Vervolgens werd een tweede verklaring in datzelfde dossier gevonden, die ging over circulariteit”.

“Dan weet je meteen: ‘Als deze verklaringen echt zijn afgegeven dan is dat niet goed, dan komt dat naar buiten en daar moeten we transparant over zijn.  Dat is ook gebeurd. We hebben het zelf ontdekt, daarna zorgvuldig onderzocht en we hebben zelf de onregelmatigheden bij de provincie Overijssel gemeld”, gaat hij verder. De vlootmanager en operationeel directeur (Richard Bruns, red.) werden vervolgens op non-actief gesteld.

Keolis besloot daarop alle 900.000 documenten te screenen en ontdekte in mei een derde geheime verklaring, die met BYD was gesloten. “Dat ging over de voorwaarden van de circulariteit. BYD had in het contract een garantietermijn op de accu’s afgeven van tien jaar, wij wilden vijftien jaar. Overigens hebben we na de gunning alsnog die garantietermijn van vijftien jaar afgesloten.”

Maar de storm kwam pas echt eind mei op gang. Follow the Money schreef dat er ‘frauduleuze’ side letters waren gevonden. Keolis zou garantie-afspraken hebben gemaakt met Ginaf en BYD voor de levering van zowel de buurtbussen als de elektrische bussen.

Maar BYD was dus niet gevrijwaard om de 259 elektrische, reguliere bussen niet op tijd te hoeven leveren, zegt de Keolis-directeur nu. “Dat dat werd gesuggereerd, was grote onzin. BYD kan alle bussen gewoon op tijd leveren, de eerste bussen zijn al per boot vanuit China naar Nederland onderweg. Alleen de verklaring had er natuurlijk niet mogen zijn.”

Waar ging het fout?

De vervoerder besloot daarna de contracten van alle andere concessies waar ze rijdt nader te onderzoeken. Volgens Janssen werden daarin geen onregelmatigheden aangetroffen. Hoe kon dat in IJssel-Vecht dan toch gebeuren?

Janssen wil niet teveel speculeren, maar: ”Tijdsdruk is  een belangrijke factor, we moesten een bid indienen en er zijn extra verklaringen gemaakt. Er zijn oplossingen gezocht die juridisch helemaal niet mogen. Dat is ongetwijfeld vanuit compassie met het bedrijf gedaan, maar het is absoluut fout. De verklaringen zijn daarna ook niet boven tafel gekomen, dus die mensen wisten wel dat het eigenlijk niet kon. In directie-overleggen is dit ook nooit aan de orde gekomen.”

Als zulke afspraken toch worden gemaakt en in de doofpot worden gestopt, komen ze vroeg of laat toch altijd uit, weet de voormalig CFO van Menzis. “Vanuit mijn ervaring bij die zorgverzekeraar weet ik dat integriteitstijdschecks regelmatig voorkomen. Dergelijke zaken houd je niet onder de radar en dat moet je ook absoluut niet willen. Dus je kunt maar het beste openheid van zaken geven en maatregelen nemen. Dat hebben we gedaan.”

Groeipijn

Van oudsher is Syntus, dat later werd overgenomen door het Franse Keolis, een klein en regionaal bedrijf waarvan de medewerkers enorme betrokkenheid tonen. Wellicht heeft de organisatie wel last van ‘groeipijn’? Janssen moet glimlachen bij de term. “Als je groter wordt, heb je meer procedurele en formele controlemogelijkheden nodig. Met een vierogenprincipe had zo’n verklaring nooit ondertekend kunnen worden.”

Binnen de organisatie moeten structurele veranderingen worden doorgevoerd, vindt Janssen. “Dan heb je het over compliance, risicomanagement, dat soort termen. Het klinkt bureaucratisch, maar dat is wel nodig. En daar zijn we nu volop mee bezig. Want als een fout wordt gemaakt door een paar mensen, kan dat al snel lijken alsof het hele bedrijf fouten heeft gemaakt. En dat is niet zo.”

Wat voor veranderingen er dan nu worden doorgevoerd? “We zijn met de uitvoering bezig van het Verbeterplan Integriteit om het bestaande complianceprogramma te verbeteren. We brengen een klokkenluidersregeling onder de aandacht bij onze medewerkers en een belangrijk onderdeel is ook communicatie en training, met als doel helderheid te verschaffen over regels en beleid, het belang van de opvolging van regels en ieders individuele rol daarin.”

Implementatie gaat door

In de tussentijd neemt de vervoerder ‘zijn verantwoordelijkheid’ en zet de implementatie gewoon door. “Dat kan ook niet anders, want als je afwacht leg je je hoofd al in je eigen schoot”, vertelt Janssen. Momenteel worden volop stroomkabels gelegd, laadpalen gebouwd en bussen verscheept. “We zijn die verplichtingen aangegaan, dus daar moeten we gewoon mee doorgaan. We vertrouwen erop dat we onze fouten mogen herstellen en vanaf 13 december mogen rijden.”

BYD heeft laten weten ook geen gas terug te nemen en de elektrische bussen op tijd te leveren. Alleen de levering van de buurtbussen door Ginaf staat op de tocht. Daarvoor zoekt Keolis een nieuwe oplossing. “Maar dat contract is dus nooit ondertekend, dus we kunnen eventueel ook met een andere leverancier in zee gaan. Die bussen worden dan later geleverd, dat klopt, maar omdat we al in de regio rijden kunnen we voorlopig met de huidige buurtbussen verder rijden.”

Mogelijke scenario’s

De provincie Overijssel liet door advocatenkantoor Pels+Rijcken onderzoek doen naar de juridische toelaatbaarheid en de opdrachtgever doet dinsdag 7 juli uitspraak. Keolis liet de zaak ook door eigen juristen onderzoeken en Janssen ziet het met vertrouwen tegemoet. “Dat er fouten zijn gemaakt is duidelijk, maar in de wet staan ook voorwaarden om te mogen continueren als je herstel laat zien. Dat gaat over transparantie, openheid geven, maatregelen durven nemen en verantwoordelijkheid nemen. Dat past binnen het juridisch kader van de wet en dat doen we.”

Dat Overijssel tender opnieuw kan gaan aanbesteden is ook een mogelijke uitkomst, dat weet Janssen. Maar dat is niet in belang van de reiziger, zegt hij. “Als je nu opnieuw gaat aanbesteden, kan je niet voor 13 december de boel implementeren. En wij zijn daarmee al volop bezig.” Bovendien zou, als tot nieuwe aanbesteding wordt overgaan, de oude vervoerder nog een tijdje blijven rijden. “En dat is Keolis in grote delen van het gebied al.”

Als Keolis wel mag blijven rijden van de provincie Overijssel, valt het te verwachten dat concurrerende vervoerders misbaar gaan maken. Maar daarop wil Janssen nog niet vooruitlopen. “Dat blijft afwachten. Maar we hebben gewoon een topaanbod gedaan, vergeet dat niet. Met een nieuw vervoernetwerk, hogere frequenties, slimmere verbindingen, gestrekte lijnen en HOV-lijnen tussen de drie provincies en 15 procent meer ritten, in dienstregelinguren (dru) gemeten dan in de huidige concessie, duidelijke informatiezuilen en een enorme ZE-vloot. De kwaliteit is goed, anders hadden we ook niet in eerste instantie gewonnen natuurlijk. Het wordt soms ook wel érg opgeblazen.”

‘Dit is onze thuisbasis’

Voor Keolis is het van groot belang om de concessie IJssel-Vecht toch te mogen rijden. Het contract van 900 miljoen euro maakt 30 procent van de omzet van de Nederlandse ov-organisatie uit. Bovendien rijdt Keolis onder de naam Syntus al in grote delen van het gebied. Wat nou als Keolis verliest? “Dan worden we kleiner, maar zijn we nog niet meteen weg. Dit is onze thuisbasis: we zijn van klein gekomen onder de naam Syntus en willen hier heel graag blijven rijden, daar zit ook een soort trots in. Maar ook als we IJssel-Vecht verliezen, is het geen einde Keolis.”

Lees ook: ‘Ook zonder IJssel-Vecht overleven we’